Ohjelmaa yrityksen juhliin: mistä tiedän, millainen esiintyjä on sopivin vaihtoehto tilaisuuteeni? Jokainen tapahtuman tai tilaisuuden järjestäjä on joskus ensimmäistä kertaa järjestämässä tärkeää asiakastilaisuutta tai henkilökunnan virkistyspäiviä tai muuta vastaavaa tilaisuutta yritykselle. Tärkeät tilaisuudet ovat vaaran paikkoja yrityksen imagolle tai asiakassuhteiden luomisen ja pysyvyyden kannalta.
Millainen ohjelma sopii yritykseni juhliin esiintyjäksi? Eihän se vaan loukkaa jotain vierasta? Haluanko käyttää näin paljon rahaa esiintyjän palkkioon, jospa järjestän itse pientä ohjelmaa? Mitä toimiston Merjakin tästä esiintyjästä sanoo?
Eikö olekin tuttuja ajatuksia, joita on saattanut käydä mielessä, kun olet ottanut ensimmäisiä askeleita tapahtuman järjestämisessä?
Tässä tekstissä kerron sinulle, miten voit helposti ja yksinkertaisesti löytää kultaisen keskitien tapahtuman järjestämisessä ja järjestää unohtumattomat bileet asiakkaillesi tai henkilökunnalle.
Ohjelmaa yrityksen juhliin: esiintyjät haluavat sinun onnistuvan
Monet asiakkaani, jotka ovat ensimmäisiä kertoja tekemässä tapahtumaa tai ovat etsimässä ohjelmaa yrityksen juhliin, kertovat, ettei oikein ole varmoja millainen esiintyjä olisi sopiva yritystilaisuuteen. 15 vuoden aikana olen tehnyt yhteistyötä yli 600 asiakkaan ja tapahtumajärjestäjän kanssa ja olen huomannut, että samoja teemoja käsitellään ympäri Suomen.
ET ole ainut henkilö, joka kamppailee samojen ajatusten kanssa.
On täysin ymmärrettävää ja inhimillistä, että tilaisuudesta halutaan ikimuistoinen ja sellainen, joka sopisi kaikille vieraille. Lisäksi budjetti määrittää sen, millainen tapahtuma voi olla. Kolmanneksi yhteistyön merkitys esiintyjän ja tilaajan välillä on ensiarvoisen tärkeää. Luottamus on oltava kunnossa, jotta tilaaja voi rentoutua olemaan asiakkaidensa kanssa.
Kun ajattelet, ettet ole varma tilaisuuden luonteesta tai siitä, millainen ohjelma sopii yrityksen juhliin, kannattaa palata lähtöruutuun. Silloin pääset katsomaan käsillä olevaa tilaisuutta uusin silmin ja ajatella laatikon ulkopuolelta. Kerron sinulle kohta kolmen kohdan muistilistan, joka auttaa sinua kiteyttämään ajatustasi.
Kiteytä tilaisuuden luonne ensin!
Sitä ennen muistutan, että esiintyjä on aina sinun puolellasi. Hän haluaa, että sinun tapahtumastasi tulee onnistunut ja ikimuistoinen. Esiintyjä on kirsikkana kakun päällä tuomassa taikaa sekoittaen energioita. Tämä kannattaa pitää mielessä esiintyjää tilatessa. Voit aina kertoa esiintyjälle tilaisuuden luonteesta ja toiveistasi. Esiintyjä tai artisti usein voi räätälöidä omaa esitystään mahdollisuuksien mukaan.
Esiintyjä auttaa sinua ja haluaa sinun onnistuvan!
Sinua voisi kiinnostaa myös: https://www.sheila.fi/3-assan-salainen-resepti-sujuva-suosittu-show/
Ohjelmaa yrityksen juhliin: kolmen kohdan muistilista
Seuraavaksi kerron sinulle kolmen kohdan muistilistan, jotka auttavat sinua jäsentämään ajatusta tilaisuuden järjestämisestä.
- Ideologia
- Budjetti
- Yhteistyö
IDEOLOGIA
Jos olet epävarma tilaisuuden luonteesta tai teemasta, niin mieti seuraavia kysymyksiä. Mikä on tilaisuuden tavoite? Henkilöstöjuhlat, lanseeraustilaisuus, asiakastilaisuus tai joku muu? Mitä haluat saavuttaa tilaisuudella? Viihtyvyyttä, myyntiä, kontakteja? Kun olet miettinyt tavoitteen, mieti seuraavaksi miten saavutat tavoitteesi?
Näiden kysymysten jälkeen voit keskittyä rakentamaan luurangon ympärille lihaksia eli teemaa, tunnelmaa ja yleistä pöhinää, jonka haluat ihmisten muistavan tapahtuman jälkeen.
Kun olet miettinyt kokonaisuuden kuntoon, saat tapahuman ideologian esille ja tämän ideologian kautta voit viestiä muille mukana olijoille ajatustasi selkeästi ja ymmärrettävästi.
Tapahtuman ideologia auttaa sinua viestimään ajatuksistasi muiden kanssa.
BUDJETTI
Toisena kohtana esiin nousee usein budjetti. Budjetti määrittää tapahtuman luonnetta suhteutettuna henkilömäärään. Olen sitä mieltä, että esiintyjästä ei kannata koskaan tinkiä, sillä esiintyjät ja artistit ovat niitä, jotka tuovat jotain sellaista extraa vieraillesi, jota kukaan työyhteisöstä ei voi tuoda.
Budjettia on helppo pyöritellä suuntaan jos toiseen, jos tapahtuman ideologia on selvillä. Kun olet saanut ajatuksen siitä, millainen tapahtumasi teema on, voit helposti pyytää esimerkiksi catering-yritykseltä tarjouksen eri hintaluokissa olevista vaihtoehdoista. Esiintyjiä löytyy myös useista hintaluokista, joten kannattaa olla rohkea tarjousten suhteen.
Budjetti auttaa sinua myös pitämään langat käsissä ja rajaa tekemistäsi hyvällä tavalla. Silloin sinun ei tarvitse koko ajan miettiä, että onko rahaa kulunut jo liian paljon.
Välillä joutuu tekemään kompromisseja, mutta avoimesti kertoen yhteistyökumppaneille ja verkostolle asiat usein selviävät kuin itsestään.
On kuitenkin muistettava, että esiintyvien ammattilaisten palkkiot ovat usein budjetissa suhteellisen iso osuus, joka voi välillä tuntua kovalta hinnalta, jos esitys kestää vain 25 minuuttia. Väitän kuitenkin, että tuo 25 minuuttia jää ihmisten mieliin paremmin, kuin konttorin Kaijan nokkahuiluesitys – vaikka sekin voi olla kaunista kuunneltavaa. Budjetti auttaa sinua tekemään valinnan siitä, millaista ohjelmaa yrityksen juhliin kannattaa valita.
Ajattele budjetin olevan sinulle tukeva työkalu, kuin rajoittava tekijä.
YHTEISTYÖ
Kolmanneksi tulee yhteistyö.
Tilaamasi catering-yrittäjät, esiintyjät, bändit ja muut ovat kanssasi tekemässä tilaisuudestasi täydellisen. Mitä paremmin ja tarkemmin pystyt määrittelemään tilaisuutta aluksi, sitä varmemmin saat sitä, mitä toivot ja ajattelet.
Me ammattilaiset teemme toistemme kanssa yhteistyötä, jolloin sinun ei välttämättä tarvitse olla kaikessa mukana, vaan voit antaa meidän sopia asioista keskenämme. Kunhan olet sen meille kertonut (ja antanut puhelinnumerot ennakkoon).
Me toivomme, että sinun tilaisuudestasi tulee upein ja että sinun ei tarvitse huolehtia liikaa vaan voit nauttia olemaan tilaisuudessa rennosti läsnä.
Jaa rohkeasti tehtäviä ja luo tilaisuuden ympärille yhteisöllinen tunnelma.
Sinua voisi myös kiinnostaa: https://www.anttitaipale.fi/5-tarkeaa-askelta-tapahtuman-jarjestamiseen/
Mikäli haluat lisää vinkkejä tapahtuman järjestämisestä, niin liity sähköpostilistalleni, jossa kerron lisää aiheesta ja saat kuulla salaisia vinkkejä tapahtumatuotantoon liittyen ja toki tarjouksia esiintymisiin liittyen.
Kommentoi alle millainen ohjelma on sinun mielestäsi sopivin yrityksen juhliin?